Niszczenie dokumentów zawsze powinno być precyzyjnie zaplanowane, z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa. To szczególnie ważne, gdy sprawa dotyczy akt zawierających dane osobowe. Co możemy zrobić, by zadbać o ich ochronę?
Niszczenie dokumentów - obowiązki, które na nas spoczywają
Zanim przeprowadzony zostanie proces utylizacji, przedsiębiorca musi przeprowadzić brakowanie dokumentów. W ten sposób można określić, czy okres przechowywania konkretnych akt rzeczywiście już minął. Jaki to ma związek z ochroną danych osobowych? Będąc administratorem tych informacji, możemy przetwarzać je jedynie przez okres, na który zgody udzielił nam ich właściciel. Jeśli za późno przeprowadzimy niszczenie dokumentów, naruszymy tym samym RODO.
Ochrona danych zawartych w aktach wymaga też konkretnego podejścia do samego procesu utylizacji. Jeśli wybieramy zewnętrzną pomoc, o bezpieczeństwo należy zadbać już na etapie pakowania akt do pojemników oraz podczas przewozu akt do zewnętrznego obiektu. Sprawne, doskonale zaplanowane działania, generowanie protokołu odbioru oraz przewóz samochodami wyposażonymi w GPS - to wszystko sprawia, że dane osobowe pozostają w pełni bezpieczne.
Fachowe niszczenie dokumentów z ekspertami oznacza, że akta umieszczane są w specjalnych instalacjach utylizujących. Od zwykłych niszczarek różni je znacznie wyższa sprawność, co pozwala na dużą oszczędność czasu. Ale jak wykorzystanie takiej technologii wpływa na bezpieczeństwo danych osobowych? Profesjonalny sprzęt gwarantuje dużo wyższy poziom ich ochrony niż przykładowo niszczarki biurowe. Po przeprowadzonej utylizacji produkt jest na tyle przetworzony, że nie istnieje sposób na to, by odzyskać informacje.
Niszczenie dokumentacji zgodnie z RODO - co oferują specjaliści?
Wykwalifikowane firmy, przeprowadzające utylizację dokumentów, mogą przedstawić wszystkie niezbędne licencje oraz zezwolenia, dowodzące standardów usług. Utylizacja dokumentów oraz inne oferowane usługi, takie jak archiwizacja czy digitalizowanie akt przebiegają zgodnie ze standardami ISO 27001, ISO 9001. Co to wszystko oznacza w praktyce?
Wyspecjalizowane przedsiębiorstwa, zajmujące się niszczeniem dokumentacji, dzięki:
- wcześniej wspomnianym wysokim standardom usługi;
- posiadaniu zaawansowanych systemów barier logicznych i fizycznych;
- dysponowaniu profesjonalną instalacją niszczącą
mogą zadbać o poziom bezpieczeństwa, którego nie jesteśmy w stanie osiągnąć na własną rękę. Dlaczego? Powód jest prosty - wiązałoby się to ze zbyt dużymi kosztami i całe przedsięwzięcie nie byłoby opłacalne.
Nawiązanie współpracy z ekspertami jak Rhenus to pewność, że specjaliści w kompleksowy sposób zatroszczą się o to, by podczas procesu utylizacji wszystkie dane osobowe były bezpieczne. To najlepszy sposób na uniknięcie kar grzywny i strat wizerunkowych w związku z naruszeniem zasad RODO.
Artykuł partnera